OSBD aktuálne využíva tri spôsoby doručenia vyúčtovanie služieb vlastníkom bytov a nebytových priestorov.
Sú to: 1. zaslanie vyúčtovania mailom,
- zaslanie vyúčtovania na portál www.najomne.sk,
- zaslanie vyúčtovania doporučenou zásielkou poštou,
Portál najomne.sk bol vytvorený na to, aby slúžil ako informačný portál o byte a dome, kde človek býva. Slúži ako off-line verzia informačného systému správcu. Tým, že správca pravidelne a často aktualizuje obsah portálu má vlastník bytu a nebytového priestoru komplexný prehľad o byte a dome, kde býva.
Informácie zverejnené na portáli sú z oblasti platieb, predpisu, stavu a čerpania fondu prevádzky, údržby a opráv, pohľadávky a záväzky vlastníka …
Dôležitou súčasťou portálu je zverejnenie všetkých dokumentov spojených s komplexným vyúčtovaním nákladov za služby spojené s užívaním bytu za predchádzajúci rok.
Vlastník bytu sa k dokumentom dostane po kliku na túto ikonu:
Po tomto kliku sa na portáli zaznamená dátum, kedy si pozrel prvýkrát vyúčtovanie. Týmto správca získava doklad o doručení. Dátum doručenia sa do systému WAIS dostane po synchronizácií údajov medzi programom WAIS a portálom. Správca získa prehľad aj o tom, koľkí si ešte vyúčtovanie cez portál neprevzali. Výsledky vyúčtovania sú zasielané aj mailom priamo z OSBD a preto mnohí už na portál nejdú.
Toto je potom okno s dokumentami:
Popis spôsobu, ako sa dokumenty týkajúce sa vyúčtovania dostanú na portál:
OSBD robí každoročne vyúčtovanie služieb na viac ako 8300 bytov a nebytových priestorov. Počet príloh k samotnému vyúčtovaniu je 5-6. Všetky sú vyžadované zákonom o bytoch. Prílohy sú vytvárané priamo OSBD v informačnom systéme WAIS, alebo ich dodá externý spracovateľ rozúčtovania nákladov (ISTA, Techem, ENBRA).
Objem dát, ktorý sa musí premiestniť z OSBD na portál je v ráde niekoľkých gigabajtov.
Pred odoslaním súborov na portál OSBD komunikuje so správcom portálu, aby potvrdil pripravenosť na prijatie veľkého počtu dát. V prvom rade prílohy musia byť uložené na dohodnutom mieste a premenované podľa dohodnutých pravidiel. IS WAIS pri vytváraní príloh dodržiava tieto pravidlá a názvy príloh sú zapísané do súboru, ktorý slúži na riadenie odosielania príloh na portál.
Odosielanie niekoľkých gigabajtov trvá v priemere dva dni. Čas ukázal, že je dobré, ak sa dáta odosielajú v jednotlivých dávkach v objeme cca 1.000 bytov. Tým je zabezpečené, že všetky dáta dorazia na portál v poriadku.
Po odoslaní všetkých dávok prebehne na strane správcu portálu kontrola počtu prijatých príloh v jednotlivých adresároch. Adresáre sú:
1=krycí list vyúčtovania,
2=príloha ISTA,
3=príloha Techem,
4=vyúčtovanie SV, TÚV a ÚK, ktoré vypracováva družstvo,
5=stav a čerpanie fondu opráv,
6=správa o činnosti správcu,
7=plán opráv na nasledujúci rok,
8=nový zálohový predpis nájomného,
Keď je kontrola dokončená, správca portálu odošle registrovaným vlastníkom mailovú správu o tom, že správca práve zverejnil údaje vyúčtovania. Po tomto kroku už je na samotnom vlastníkovi, kedy si pozrie vyúčtovanie aj s prílohami.
Krátky postup prihlásenia sa na portál najomne.sk
Vlastník bytu môže po obdržaní mailu kliknúť na zverejnený link a ten ho presmeruje na úvodnú stránku portálu s prihlásením, alebo sám v prehliadači napíše adresu portálu www.najomne.sk a postupuje na prihlásenie.
Zadá svoje prihlasovacie meno a prihlasovacie heslo a po overení sa dostane na portál.
Vlastníci, ktorí sa na portál prihlasujú na počítačoch a notebookoch nemajú problém s prihlásením, pretože plocha obrazovky je dostatočne veľká a prehľadná.
Veľká časť vlastníkov, ktorí sa na portál hlásia z mobilných telefónov sa potýkajú z problémom, že vyskakovacie okno reklamy prekryje obrazovku a vlastník, z dôvodu svojej nepozornosti klikne na napr. odoberanie reklamy, alebo na prihlásenie sa k nejakej SMS službe. Správca portálu sa snaží obmedziť množstvo zobrazovanej reklamy, ale niektoré mobilné prehliadače ignorujú snahu o blokovanie reklám a nasilu zobrazujú náhodnú reklamu.
Prihlásenie na portál je jednoduché keď vlastník pozná svoje prihlasovacie údaje. Ak si ich nepamätá potom musí zavolať na OSBD. Pracovník oddelenia IT OSBD následne osloví správcu portálu, aby predošlú registráciu vymazal. Po vymazaní takejto registrácie je pracovisku IT OSBD zaslaný mail o tom, že vlastník sa môže znovu registrovať. Pracovisko IT OSBD následne zašle mail vlastníkovi, ktorým mu oznámi, že sa môže znova zaregistrovať. Tento proces je zdĺhavý a nekomfortný, pretože trvá niekoľko hodín, čo v období zverejňovania výsledkov vyúčtovania služieb predstavuje dosť podstatný problém. Základným nedostatkom pri zabudnutí hesla v súčasnosti je, že správca portálu sa bráni zmene spôsobu obnovenia hesla na bežný spôsob typu „zabudnuté heslo“, ako je tomu u iných bežných, ale aj napr. platobných portálov, kde by si vlastník dokáže obnoviť heslo k prihláseniu do niekoľkých minút.
Záverom možno konštatovať, že portál najomne.sk, aj napriek niektorým nedostatkom, je vhodný a užitočný ako jeden zo spôsobov doručenia vyúčtovania. Vlastník bytu má prístup k dokumentom kedykoľvek v priebehu roka. Ten vlastník, ktorý ešte nebol registrovaný sa taktiež po registrácii dostane k dokumentom, pretože OSBD zasiela na portál výsledok vyúčtovania všetkým vlastníkom bytov a nebytových priestorov.