Z dôvodu ozrejmenia postupu v oblasti objednávania prác, služieb a činností zverejňujeme nasledovné informácie:
v podmienkach správy založenej na existencii Zmluvy o výkone správy (jedná sa o správu cudzieho majetku) sa proces objednávania prác, služieb a činností riadi postupmi, ktoré musia byť v súlade s príslušnými ustanoveniami platnej legislatívy.
Postupy objednávania sú nasledovné:
1/ Objednávanie prác, služieb a činností realizovaných správcom z dôvodu požiadaviek legislatívy a z toho vyplývajúcich zákonných povinností správcu voči bytovým domom
Objednávanie tohto charakteru sa týka plnenia zákonných povinností správcu pri výkone správcovskej činnosti a deje sa spravidla na základe uzatvárania príslušných zmlúv, resp. objednávok vystavených správcom.
Niektoré z oblastí, ktorých sa dotýkajú zákonné povinnosti správcu:
- a) oblasť dodávok všetkých druhov energií,
- b) oblasť poistenia bytových domov vyplývajúce zo zákona,
- c) oblasť protipožiarnej ochrany bytových domov,
- d) oblasť všetkých druhov zákonom vyžadovaných revízií a kontrol vnútorných sústav bytových domov, kotolní, vyhradených technických zariadení a pod.,
- e) oblasť celoplošnej deratizácie,
- f) oblasť ročného vyúčtovania služieb a pod.
2/ Objednávanie prác potrebných na odstraňovanie havarijných stavov v bytových domoch
jedná sa takisto o zákonnú povinnosť správcu. Vykonáva sa spravidla na základe objednávky vystavenej správcom, ktorej obsahom je objednanie predmetných, pre odstránenie havárie nevyhnutných prác, služieb a činností. V prípadoch použitia finančných prostriedkov z fondu prevádzky, údržby a opráv, potrebných na odstránenie havarijných stavov, nie je potrebný predchádzajúci súhlas vlastníkov bytov a nebytových priestorov.
3/ Objednávanie prác, služieb a činností realizovaných z podnetu vlastníkov bytov a nebytových priestorov
Objednávanie takýchto prác sa deje viacerými spôsobmi
- a) na základe iniciatívy zástupcu vlastníkov bytov a nebytových priestorov v rámci drobnej údržby, kde je možné použiť finančné prostriedky pochádzajúce z limitu pre nakladanie s finančnými prostriedkami domu schváleného vlastníkmi bytov a nebytových priestorov. Na práce, služby a činnosti realizované v rámci drobnej údržby nie je potrebný predchádzajúci súhlas vlastníkov bytov a nebytových priestorov. O použití finančných prostriedkov v rámci drobnej údržby zástupca vlastníkov bytov a nebytových priestorov následne informuje vlastníkov bytov a nebytových priestorov,
- b) na základe spolupráce medzi zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov a správcom. Podkladom pre objednanie takýchto prác, služieb a činností je žiadanka, ktorú môže vystaviť zástupca vlastníkov bytov a nebytových priestorov sám, alebo na jeho požiadanie správca. Žiadanka je podkladom k následnej fakturácii zo strany dodávateľa, tvorí neoddeliteľnú súčasť účtovného dokladu a musí byť v každom prípade podpísaná zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov,
- c) na základe spolupráce medzi zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov a správcom. Podkladom pre objednanie takýchto prác, služieb a činností je objednávka, ktorú môže vystaviť výlučne správca. Objednávka je podkladom k následnej fakturácii zo strany dodávateľa, tvorí neoddeliteľnú súčasť účtovného dokladu a musí byť v každom prípade podpísaná zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov,
- d) na základe uzatvorenej zmluvy o dielo, resp. zmluvy iného charakteru. Všetky druhy zmlúv uzatvára v tomto prípade správca konajúci v mene a na účet vlastníkov bytov a nebytových priestorov dotknutého bytového domu a to z toho dôvodu, že bytové domy nemajú právnu subjektivitu.
V zmysle zákona je nevyhnutné, aby zmluvy podpisované správcom a dodávateľom prác, služieb a činností boli podpísané aj osobou poverenou vlastníkmi bytov a nebytových priestorov na podpis zmlúv, ich zmien a zániku, pretože iba takto podpísané zmluvy sú záväzné pre všetky zúčastnené strany a spĺňajú legislatívou požadované náležitosti.
Uzatváranie všetkých druhov zmlúv týkajúcich sa objednávania prác, služieb a činností pre bytové domy, okrem prípadov, kedy má správca kompetenciu, resp. povinnosť uzavrieť príslušnú zmluvu zo zákona, alebo zo zmluvy o výkone správy, podliehajú predošlému schváleniu samotnými vlastníkmi bytov a nebytových priestorov formou uznesenia zo schôdze vlastníkov bytov a nebytových priestorov, resp. písomného hlasovania.
Uznesenia ohľadom uzatvárania zmlúv musia byť prijaté v súlade so zákonom a ich obsah musí byť jednoznačný a nespochybniteľný a takisto musia obsahovať splnomocnenie správcu k uzatvoreniu potrebných zmlúv.
Postupy objednávania prác, služieb a činností nezodpovedajúce požiadavkám legislatívy nie je možné realizovať.
Zhrnutie pre postup a kritériá pri výbere dodávateľa prác pre bytový dom v skratke (+ na čo si dať pozor)
Pri zámere realizovať rekonštrukciu v bytovom dome musíme absolvovať niekoľko krokov tak, aby výber dodávateľa prác bol čo najúspešnejší a práce boli prevedené v požadovanej kvalite. Nižšie uvádzame tie najdôležitejšie kritériá:
1/ Sústredenie – zhodnotenie potrieb bytového domu a výšky disponibilných finančných prostriedkov domu
2/ Stanovenie podrobného rozpisu prác, podľa potreby zabezpečenie projektovej dokumentáciu, stavebného dozoru a finančných podmienok pre realizáciu prác, predbežný termín ukončenia prác
3/ Oslovenie viacerých dodávateľských firiem, pre možnosť porovnania, pri ktorých sledujeme:
- Certifikáty a oprávnenia na vykonanie požadovaného rozsahu prác
- Serióznosť firmy – trvanie firmy na trhu, zápis v obchodnom alebo živnostenskom registri, aktuálne trvanie a pokračovanie podnikateľskej činnosti, register dlžníkov, referencie a recenzie na firmu, správne uvádzané údaje v cenovej ponuke
- Poistenie zodpovednosti za škodu pri stavebnej činnosti
- Cena – nízka cena môže znamenať použitie menej kvalitných materiálov, prípadne dodatočné navyšovanie sumy za prácu
- Ochotu komunikovať – komunikácia je základ úspechu
Po výbere vhodného dodávateľa sa sústredíme na uzavretie príslušnej zmluvy, ktorá tiež musí obsahovať dôležité náležitosti, ako sú podrobný popis prác, finančné podmienky, záruky, zodpovednosť za subdodávateľov, legislatívne a bezpečnostné požiadavky, riešenie sporov, podmienky ukončenia spolupráce.