Mailová komunikácia s vlastníkmi bytov a NP je najrýchlejšia forma, kedy sa k odpovediam vlastník dostane veľmi rýchlo.
Na to, aby OSBD mohlo s vlastníkmi komunikovať prostredníctvom e-mailu, musí mať v evidencii ich e-mailové adresy. Na OSBD už prebehlo niekoľko informačných kampaní s cieľom získať čo najviac súhlasov s elektronickou formou komunikácie. Úspešnosť doterajšej činnosti OSBD v tejto oblasti je vyjadrená tým, že OSBD eviduje e-mailové adresy od 76% vlastníkov bytov a nebytových priestorov.
558 vlastníkov síce poskytlo OSBD ich e-mailové adresy, ale v súlade s GDPR si neželajú elektronickú komunikáciu, a OSBD túto skutočnosť v plnej miere rešpektuje.
Najčastejšie mailovú komunikáciu využívame pri:
- Zasielaní ročného vyúčtovania nákladov za služby spojené s bývaním,
- Zasielanie zmien predpisu nájomného,
- Zasielanie oznamov za OSBD, dom, sídlisko …
Prostredníctvom mailov komunikuje aj portál najomne.sk, kedy sú registrovaní vlastníci informovaní o zverejnených oznamoch správcu.
Výhody elektronickej komunikácie
- Rýchlosť a dostupnosť informácií: elektronická komunikácia, najmä prostredníctvom e-mailu, umožňuje okamžitú výmenu informácií medzi správcom a vlastníkmi. To je obzvlášť dôležité v prípade naliehavých správ, ako sú napríklad informácie o poruchách, haváriách, údržbe alebo termínoch platieb. Vlastníci majú možnosť reagovať operatívne a získavať informácie v reálnom čase, čo znižuje riziko nedorozumenia alebo oneskorených reakcií.
- Transparentnosť a archivácia: e-maily umožňujú jednoduchú archiváciu a dohľadateľnosť komunikácie. V prípade sporov alebo nejasností je možné vrátiť sa k predchádzajúcim správam a overiť si dohodnuté kroky alebo termíny. Táto transparentnosť je kľúčová pre budovanie dôvery medzi správcom a vlastníkmi.
- Úspora nákladov a životného prostredia: prechod na elektronickú komunikáciu znamená zníženie nákladov na tlač, poštovné a administratívu. Okrem finančnej úspory je to aj príspevok k ochrane životného prostredia, keďže sa znižuje spotreba papiera a energie súvisiace s fyzickou distribúciou dokumentov.
Nedostatky súčasného stavu
- Nekonzistentné využívanie elektronických kanálov niektorí vlastníci ešte stále preferujú klasickú poštovú komunikáciu, čo spôsobuje, že nie všetci dostávajú informácie v rovnakom čase a forme. To môže viesť k nejednotnosti a nedorozumeniam, keď niektorí vlastníci sú informovaní skôr alebo majú prístup k detailnejším informáciám.
- Bezpečnosť a ochrana osobných údajov elektronická komunikácia prináša aj riziká spojené s kybernetickou bezpečnosťou. Je dôležité, aby správca aj vlastníci dodržiavali základné bezpečnostné opatrenia, ako je používanie šifrovaných e-mailov alebo bezpečných hesiel. V opačnom prípade hrozí únik citlivých údajov alebo zneužitie informácií.
- Technická bariéra pre niektorých vlastníkov: nie všetci vlastníci sú technicky zdatní alebo majú prístup k internetu. Pre takéto osoby je potrebné zachovať alternatívne spôsoby komunikácie, aby neboli znevýhodnení.
Návrhy na zlepšenie
- Jednotný systém elektronickej komunikácie: navrhujem zaviesť povinné využívanie e-mailovej komunikácie pre všetkých vlastníkov, ktorí majú prístup k internetu. Pre tých, ktorí nemajú možnosť využívať elektronickú komunikáciu, by mal správca ponúknuť alternatívne riešenia, ako je napríklad osobný odber dokumentov na OSBD.
- Školenia a podpora: bolo by možno vhodné, aby správca organizoval krátke školenia, alebo ak nie, tak minimálne poskytol návody, ako efektívne využívať elektronickú komunikáciu. To by pomohlo znížiť technické bariéry a zvýšiť povedomie vlastníkov o výhodách tohto spôsobu komunikácie.
- Bezpečnostné opatrenia: dôležité je zaviesť základné bezpečnostné štandardy, ako je používanie šifrovaných e-mailov alebo dvojfaktorovej autentifikácie. Tieto kroky pomôžu ochrániť citlivé údaje a znížia riziko kybernetických útokov.