Z dôvodu ozrejmenia postupu v oblasti objednávania prác, služieb a činností zverejňujeme nasledovné informácie:
v podmienkach správy založenej na existencii Zmluvy o výkone správy (jedná sa o správu cudzieho majetku) sa proces objednávania prác, služieb a činností riadi postupmi, ktoré musia byť v súlade s príslušnými ustanoveniami platnej legislatívy.
Postupy objednávania sú nasledovné:
1/ Objednávanie prác, služieb a činností realizovaných správcom z dôvodu požiadaviek legislatívy a z toho vyplývajúcich zákonných povinností správcu voči bytovým domom
Objednávanie tohto charakteru sa týka plnenia zákonných povinností správcu pri výkone správcovskej činnosti a deje sa spravidla na základe uzatvárania príslušných zmlúv, resp. objednávok vystavených správcom.
Niektoré z oblastí, ktorých sa dotýkajú zákonné povinnosti správcu
- a) dodávka všetkých druhov energií,
- b) poistenie bytových domov vyplývajúce zo zákona,
- c) protipožiarna ochrana bytových domov,
- d) všetky druhy zákonom vyžadovaných revízií a kontrol vnútorných sústav bytových domov, kotolní, vyhradených technických zariadení a pod.,
- e) povinnosti v oblasti celoplošnej deratizácie a pod.,
- f) povinnosti v oblasti meracej a regulačnej techniky;
2/ Objednávanie prác potrebných na odstraňovanie havarijných stavov v bytových domoch
jedná sa takisto o zákonnú povinnosť správcu. Vykonáva sa spravidla na základe objednávky vystavenej správcom a na objednanie predmetných prác, služieb a činností nie je potrebný predchádzajúci súhlas vlastníkov bytov a nebytových priestorov.
3/ Objednávanie prác, služieb a činností realizovaných z podnetu vlastníkov bytov a nebytových priestorov
Objednávanie takýchto prác sa deje viacerými spôsobmi:
- a) na základe iniciatívy zástupcu vlastníkov bytov a nebytových priestorov v rámci drobnej údržby, kde je možné použiť limit pre nakladanie s finančnými prostriedkami domu schválený vlastníkmi bytov a nebytových priestorov. Na práce, služby a činnosti realizované v rámci drobnej údržby nie je potrebný predchádzajúci súhlas vlastníkov bytov a nebytových priestorov. O použití finančných prostriedkov v rámci drobnej údržby zástupca vlastníkov bytov a nebytových priestorov následne informuje vlastníkov bytov a nebytových priestorov;
- b) na základe spolupráce medzi zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov a správcom. Podkladom pre objednanie takýchto prác, služieb a činností je žiadanka, ktorú môže vystaviť zástupca vlastníkov bytov a nebytových priestorov sám, alebo na jeho požiadanie správca. Žiadanka je podkladom k následnej fakturácii zo strany dodávateľa, tvorí neoddeliteľnú súčasť účtovného dokladu a musí byť v každom prípade podpísaná zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov;
- c) na základe spolupráce medzi zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov a správcom. Podkladom pre objednanie takýchto prác, služieb a činností je objednávka, ktorú môže vystaviť výlučne správca. Objednávka je podkladom k následnej fakturácii zo strany dodávateľa, tvorí neoddeliteľnú súčasť účtovného dokladu a musí byť v každom prípade podpísaná zástupcom vlastníkov bytov a nebytových priestorov;
- d) na základe uzatvorenej zmluvy o dielo, resp. zmluvy iného charakteru. Všetky druhy zmlúv uzatvára v tomto prípade správca konajúci v mene a na účet vlastníkov bytov a nebytových priestorov dotknutého bytového domu a to z toho dôvodu, že bytové domy nemajú právnu subjektivitu.
V zmysle zákona je nevyhnutné, aby zmluvy podpisované správcom a dodávateľom prác, služieb a činností boli podpísané aj osobou poverenou vlastníkmi bytov a nebytových priestorov na podpis zmlúv, ich zmien a zániku, pretože iba takto podpísané zmluvy sú záväzné pre všetky zúčastnené strany a spĺňajú legislatívou požadované náležitosti.
Uzatváranie všetkých druhov zmlúv týkajúcich sa objednávania prác, služieb a činností pre bytové domy podliehajú predošlému schváleniu samotnými vlastníkmi bytov a nebytových priestorov formou uznesenia zo schôdze vlastníkov bytov a nebytových priestorov, resp. písomného hlasovania. Uznesenia ohľadom uzatvárania zmlúv musia byť prijaté v súlade so zákonom a ich obsah musí byť jednoznačný a nespochybniteľný a takisto musia obsahovať splnomocnenie správcu k uzatvoreniu potrebných zmlúv.
Postupy objednávania prác, služieb a činností nezodpovedajúce požiadavkám legislatívy nie je možné realizovať.